Adjoint.e exécutif.ve à la Direction Generale

Festival d'été de Québec, 150-683 rue Saint-Joseph Est, Québec, Québec, Canada Numéro de demande 92
3 septembre 2021


Nous sommes à la recherche d’une personne passionnée et professionnelle avec une aptitude marquée pour la planification et coordination et afin de contribuer au succès d’événements phares tels que le Festival d’été de Québec, Toboggan – soirées Nouvel an, St-Roch XP ainsi que la salle de spectacles Impérial Bell.
 

Joignant une équipe créative et expérimentée, notre candidat(e) idéal(e) pour ce poste occupera un rôle pivot de coordination et de soutien entre la direction générale, le conseil d’administration et le conseil de direction.

 

Responsabilités – Direction générale:

  • Planifier, assurer la coordination et le suivi de l’agenda de la Directrice Générale;
  • Coordonner des réunions du conseil d’administration (convocations, préparation et envoi des documents, logistique, rédaction des procès-verbaux, résolutions, etc.);
  • Coordonner les réunions des comités événementiels, du comité de direction et des diverses réunions de travail de l’organisation (convocation, ordre du jour, compte rendu, suivi etc.);
  • Organiser et préparer la rencontre annuelle du comité de direction : ordre du jour, présentation, logistique;
  • Coordonner des activités quotidiennes de la direction générale notamment, les appels téléphoniques, les diverses rencontres ains que leur préparation, la correspondance et les comptes de dépenses.
  • Soutenir notre responsable juridique dans certaines tâches administratives (préparation de documents, formulaires et contrats, recherches, suivis, etc.);
  • Toutes autres tâches connexes.

 

Responsabilités – Conseil d’administration :

  • Préparer et coordonner des activités de la direction générale et du président du CA avant et durant les événements :
    • Saisie, préparation, envoi et gestion des gratuités et des accréditations pour la direction générale;
    • Invitations protocolaires – préparation et gestion de l’accueil;
    • Accueil des personnalités;
    • Gestion des tables de l’organisation (loge corporative);
    • Organisation et coordination d’événements spécifiques au C.A. (soirées et visites);
  • Faire les mises à jour annuelles et courantes du registre des entreprises.

 

Talents et compétences nécessaires :

  • Diplôme d’études collégiales ou universitaire en administration ou tout autre domaine pertinent à l’emploi;
  • Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente;
  • Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Niveau d’anglais intermédiaire à l’écrit;
  • Respect de la confidentialité;
  • Autonomie, rigueur, souci du détail;
  • Attitude positive, courtoise et diplomate;
  • Capacité à travailler sous pression.

 

Conditions :

  • Statut de l’emploi : permanent.
  • Horaire de travail : 35 heures/semaine (flexibilité demandée pendant les événements).
  • Assurance collective payée à 50% après 3 mois à l’emploi.
  • Régime de retraite simplifié après 3 mois à l’emploi.
  • Banque de congés personnels, en plus des vacances.
  • Stationnement payé à 50%.
  • Différents avantages lors de nos évènements.

 


Veuillez nous soumettre votre candidature ci-dessous avant le 26 septembre.


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