Adjoint.e à la direction des communications et au service à la clientèle

Festival d'été de Québec, 150-683 rue Saint-Joseph Est, Québec, Québec, Canada Numéro de demande 87
19 août 2021


Nous sommes à la recherche d’une personne passionnée et professionnelle avec une aptitude marquée pour le service à la clientèle, doublé d’excellentes habiletés de coordination, afin de contribuer au succès d’événements phares tels que le Festival d’été de Québec, Toboggan – soirées Nouvel an, St-Roch XP ainsi que la salle de spectacles Impérial Bell.
 

Joignant une équipe créative et dynamique, notre candidat(e) idéal(e) pour ce poste occupera un rôle pivot dans la coordination et les suivis de la direction ainsi que dans nos relations avec la clientèle.

 

Responsabilités adjoint(e) direction :

  • Assurer un court délai de réponse à l’interne en échangeant quotidiennement avec la directrice pour traiter les demandes;
  • Classer les courriels, accuser réception et effectuer divers suivis;
  • Effectuer divers suivis découlant des rencontres de direction;
  • Organiser les déplacements de la directrice (demandes et rapports de missions, réservations de vols, de restaurants et d’hôtels, inscriptions aux événements);
  • Préparer des rencontres d’affaires;
  • Effectuer diverses tâches administratives telles que :
    1. Gestion du calendrier de la directrice;
    2. Organisation des réunions du département (prises de notes et points de suivi);
    3. Suivi de l’échéancier des événements;
    4. Préparation des comptes de dépenses de la directrice;
    5. Rédaction, révision et mise en page de documents;
    6. Rédaction d’invitations, partage d’informations pertinentes avec les directeurs;
  • Faire de la veille sur plusieurs projets impliquant le département (lire les communications, sortir les points importants, transférer et partager les dossiers avec les intervenants internes concernés);
  • Photocopier et assembler divers documents;
  • Saisir diverses données au besoin.

 

Responsabilités adjoint(e)service clientèle :

  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne ou le service approprié;
  • Assurer le suivi des messages laissés dans la boîte vocale et enregistrer les divers messages d’accueil requis selon les périodes de l’année;
  • Répondre aux courriels, diriger les interlocuteurs vers la bonne personne ou le bon service, répondre aux demandes d’informations et aux plaintes, assurer les suivis appropriés;
  • Dispenser un service courtois et de qualité afin de favoriser la satisfaction des intervenants internes et externes;
  • Superviser les réceptionnistes contractuelles lors des périodes d’événements;
  • Tenir un registre des demandes d’information et de plaintes (courriels, réseaux sociaux), préparer des tableaux de commentaires/plaintes récurrentes, rédiger des bilans;
  • Compiler dans un tableau les suggestions reçues du public;
  • Assurer la réception, la distribution et l’envoi du courrier ou des envois par services de messagerie.

 

Talents et compétences nécessaires :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou l’équivalent;
  • Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente;
  • Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Niveau d’anglais intermédiaire-avancé;
  • Bonne maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook);
  • Respect de la confidentialité;
  • Autonomie, rigueur, souci du détail;
  • Attitude positive, courtoise et diplomate;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Bon jugement, savoir prendre des décisions, capacité à anticiper les besoins;
  • Habilité à contribuer à l’esprit d’équipe;
  • Présentation soignée.

 

Conditions :

  • Statut de l’emploi : permanent.
  • Début de l’emploi : mi-septembre.
  • Horaire de travail : 35 heures/semaine (flexibilité demandée pendant les événements).
  • Salaire : déterminé selon l’expérience.
  • Assurance collective payée à 50% après 3 mois à l’emploi.
  • Régime de retraite simplifié après 3 mois à l’emploi.
  • Banque de congés personnels, en plus des vacances.
  • Présence au bureau 5 jours par semaine.
  • Stationnement payé à 50%.
  • Différents avantages lors de nos évènements.

Veuillez nous soumettre votre candidature ci-dessous avant le 5 septembre.


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