Coordinateur(trice) Administratif(ive)

Groupe Média TFO, 21 rue College, Toronto, Ontario, Canada ● Ottawa, ON, Canada Numéro de demande 307
14 mai 2021
Groupe Média TFO est une entreprise unique où les employés partagent une même passion pour les contenus éducatifs et culturels. Invités à mettre en valeur leur créativité, les employés de Groupe Média TFO évoluent dans un environnement en transformation, tant en ce qui concerne les technologies que les habitudes de consommation des médias. A Groupe Média TFO, nous garantissons à nos collaborateurs des emplois captivants et un environnement de travail stimulant. Vous souhaitez participer à cette aventure et mettre vos talents à contribution ?  Si oui, vous avez frappé à la bonne porte.

COORDINATEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(VE)

Contrat non-syndiqué jusqu'au 31 Mars 2022

Lieu de travail : Toronto – 35h/semaine


Fonctions et responsabilités principales :


Le/la titulaire du poste fournira un soutien administratif au secteur Apprentissage numérique du Groupe Média TFO. Sous la responsabilité de la Direction principale, Apprentissage numérique, la personne en poste aura comme responsabilités principales :



Soutien administratif - secteur et direction principale :

  • Préparation et vérification de demandes de remboursement et rapports de dépenses de la direction principale et des employés du secteur;
  • Préparation de textes et documents administratifs variés, en français et en anglais : rapports, procès-verbaux, lettres et courriels, etc.
  • Maintien des dossiers et des bases de données du secteur;
  • Coordination et organisation de réunions en présentiel et en vidéoconférence, responsable du bon déroulement et des suivis nécessaires;
  • Gestion du courrier et des envois, incluant le matériel nécessaire aux activités de liaison;
  • Maintien de l’inventaire du matériel promotionnel et de l’équipement du secteur;
  • Suivi de tous les documents administratifs;
  • Toute autre tâche connexe.


Coordination - gestion de la clientèle

  • Coordination administrative des activités de liaison et de vente du secteur (réservations, suivis, gestion du calendrier) ;
  • Responsable des demandes de contrat et demandes de facturation ainsi que des suivis auprès des clients;
  • Utilisation du CMS d’Idéllo pour la gestion des abonnements et la réponse aux demandes de la clientèle;
  • Cueillette et vérification de données statistiques reliées aux activités du secteur et au marché éducatif;
  • Compilation de données et statistiques et production de rapports sur les abonnements IDÉLLO, tant pour la clientèle que pour les intervenants internes;


Soutien administratif - gestion financière

  • Coordination de devis et contrats ainsi que des suivis sur la gestion des budgets du secteur;
  • Responsable des réquisitions et réceptions, des demandes de contrat et demandes de facturation ainsi que des suivis auprès des fournisseurs;
  • Responsable des suivis administratifs avec les fournisseurs et les partenaires externes;
  • Assure l’entrée de données administratives et financières dans les systèmes de l’entreprise.



Exigences :

  • Diplôme d’études post-secondaires en administration de bureau, en commerce ou une combinaison de formation et d’expérience équivalente;
  • Minimum de 3 à 5 ans d’expérience comme secrétaire de direction ou en coordination, préférablement en milieu francophone;
  • Connaissances de base en comptabilité;
  • Connaissance du milieu de l’éducation en Ontario français, un atout;
  • Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
  • Bonnes connaissances de Microsoft Office, en particulier Excel;
  • Aptitudes : approche multitâches, discrétion et confidentialité, gestion des priorités, très bon sens de l'organisation, autonomie, souci du détail, tact et jugement, bonnes relations interpersonnelles;
  • Capacité à soulever et déplacer du matériel (environ maximum 40 livres).

Le Groupe Média TFO est engagé envers l’équité en matière d’emploi et tient à se doter d’un personnel compétent et diversifié, à l’image de la communauté francophone qu’il dessert. Les personnes appartenant à une communauté de minorité visible ou autochtone, les femmes, LGBTQIA2+ ainsi que les personnes handicapées sont ainsi encouragées à poser leur candidature.

 

Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidats qui participent à chaque étape du processus d’embauche, y compris pendant le processus d’entrevue. Veuillez contacter Jean-Sébastien Bélanger à jsbelanger@tfo.org si vous avez besoin d’accommodements à toute étape.

Autres détails

  • Type de paie Salaire
  • Groupe Média TFO, 21 rue College, Toronto, Ontario, Canada
  • Ottawa, ON, Canada